Logo des Oö. Landesarchives - Link zur Startseite
KontaktSitemap
Oö. Landesarchiv

  

Das "neue" Verwaltungsarchiv (ehemalige Zentralregistratur)

Durch das ständige Wachsen des Verwaltungsapparates des Amtes der Oö. Landesregierung und die immer effektiveren Vervielfältigungsmethoden von Schriftstücken wuchs in den sechziger Jahren des vorigen Jahrhunderts die Menge des aktuellen Verwaltungsschriftgutes so an, dass weder die einzelnen Kanzleien selbst noch die zentrale Registratur genug Platz für die Aufbewahrung hatten. Um dennoch weiterhin Unterlagen in großem Umfang aufbewahren zu können, wurde auf die damals moderne Technik der Mikroverfilmung zurückgegriffen. Innerhalb weniger Jahren wurde in der Zentralregistratur eine eigene Mikrofilmstelle aufgebaut, die in den folgenden Jahrzehnten Mikrofilme von laufend angelieferten Akten des Amtes der Oö. Landesregierung und der Bezirkshauptmannschaften anfertigte, wonach die Papieroriginale vernichtet werden konnten.

Die neuerliche technische Revolution gegen Ende des 20. Jahrhunderts machte die zwar platzsparende, aber personalintensive Mikrofilmtechnik zunehmend obsolet. Die Vorzüge der Digitaltechnik, nämlich Schnelligkeit und Verlustfreiheit, können den Bedarf der Verwaltung wesentlich besser abdecken. Mit der Einführung des elektronischen Aktes (ELVIS) ab 2009 zeichnete sich das Ende der massenhaften Mikroverfilmung ab, sodass beschlossen wurde, die "letzten" Papierakten bis zur flächendeckenden Implementierung von ELVIS digital zu sichern. Diese Aufgabe wird das Verwaltungsarchiv in den nächsten Jahren erledigen.

Unabhängig von diesen technischen Aspekten ist im digitalen Umfeld die Servicefunktion dieser Dienststelle für die Verwaltung aktueller denn je. Es ist daher die wesentlichste Herausforderung der kommenden Jahre, die Bereitstellung abgeschlossener, nicht mehr im Verwaltungssystem greifbarer, digitaler (oder digitalisierter)  Akten an allen Arbeitsplätzen des Amtes der Landesregierung und der Bezirkshauptmannschaften zu ermöglichen. Dabei sind zahlreiche gesetzliche (Datenschutz, Amtsverschwiegenheit, Trennung der Lebensbereiche etc.) und organisatorische (kontrollierte Einsichtsberechtigung, Abbildung historischer Aktenpläne etc.) Auflagen zu berücksichtigen. Im Oö. Landesarchiv wird die ehemalige Zentralregistratur unter der Bezeichnung "Verwaltungsarchiv" diese neuen Aufgaben wahrnehmen.

Die zweite große Herausforderung stellt die systematische und sichere Archivierung des elektronischen Verwaltungsschriftgutes dar. Während die Unterlagen des Verwaltungsarchivs primär für "das Amt" selbst vorgehalten werden müssen und dabei rechtliche Aspekte im Vordergrund stehen, werden aus einem Teil dieser Unterlagen - nach Ablauf einer festgelegten, meist 30jährigen Frist und Bewertung durch die Experten des Landesarchivs  - Quellen zur Landesgeschichte, die "auf Dauer" als Kulturgut des Landes aufbewahrt werden; damit gehen sie vom Verwaltungsarchiv ins Historische Archiv über und werden zu Kulturgut des Landes Oberösterreich.

Icon - DruckerSeite drucken Icon - CopyrightImpressum Icon - SeitenanfangSeitenanfang